5 Cách quản lý quán cafe hiệu quả nhất dành cho người mới

Ngày nay, đa số các bạn trẻ bắt đầu khởi nghiệp đều lựa chọn kinh doanh café. Rất nhiều quán café nổi lên với phong cách đẹp, mới lạ, độc đáo. Việc mở quán café đã gian nan, để quản lý quán café hoạt động ổn định và hiệu quả lại càng khó khăn hơn gấp nhiều lần.

Để giải đáp bài toán này, bạn cần nắm rõ cách quản lý tài chính, quản lý nhân viên, quản lý thu chi nội bộ, quản lý quán café từ xa và các cách kinh doanh café thu hút nhiều khách hàng. Cụ thể, chúng tôi xin chia sẻ tới các bạn cách quản lý quán café hiệu quả 99% cho người mới bắt đầu kinh doanh qua bài viết sau đây.

1. Quản lý tài chính quán café hiệu quả

Tài chính là vấn đề đầu tiên mà người chủ mới bắt đầu kinh doanh café cần chú ý. Tài chính ổn định, có kế hoạch cân đối cụ thể từng khoản đầu tư, bạn mới có thể duy trì quán hoạt động xuyên suốt. Quản lý tài chính quán café bao gồm:

1.1. Quản lý thu

Để quản lý tốt nguồn thu của quán, bạn cần phân công ghi chép đầy đủ mỗi khoản mà nhân viên thu ngân thu về để đối chiếu hàng ngày. Bên cạnh đó, bạn cần phải biết cách xử lý các tình huống sau:

- Nhân viên thu ngân không trung thực.

- Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại.

- Quán quá đông khách mà nhân viên thu nhầm, thu thừa, thu thiếu hoặc quên thu tiền của khách …

Nếu quán bạn có quy mô lớn, thường xuyên có một lượng khách đông ghé tới, bạn nên trang bị cho quán hệ thống order, tính tiền điện tử để quản lý nguồn thu chính xác, tránh thất thoát.

Đồng thời, lắp đặt camera tại bàn thu ngân để giám sát các hoạt động của thu ngân, giảm thiểu các rủi ro không cần thiết.

1.2. Quản lý chi

Bên cạnh việc quản lý thu, chủ quán đừng bỏ qua tầm quan trọng của quản lý chi. Bạn cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý, tính toán làm sao để vừa giúp quán hoạt động tốt vừa đảm bảo nguồn vốn ổn định.

Bởi lẽ có rất nhiều khoản bạn cần chi như nguyên vật liệu, tiền thuê nhân công, tiền điện nước… Nếu không được tính toán cẩn thận và rõ ràng, rất có thể quán sẽ rơi vào tình trạng tăng chi phí sản xuất, giảm lợi nhuận.

Cách tốt nhất để kiểm soát chi là thường xuyên thống kê số tiền thu chi của quán hàng ngày, hàng tuần. Từ đó, đối chiếu, phân tích kết quả kinh doanh và đưa ra những kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn.

2. Quản lý nhân sự

Trong bất kì ngành nghề kinh doanh nào, quản lý nhân sự là “công cuộc” quan trọng mà người làm chủ phải nắm bắt. Từ chất lượng đồ uống, độ sạch sẽ của ly cốc, đến thái độ phục vụ niềm nở, chuyên nghiệp và tinh thần làm việc chăm chỉ là những yếu tố ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng khi đến quán.

2.1. Đào tạo nhân viên bài bản và chuyên nghiệp

Đầu tiên, bạn cần training thật kỹ cho đội ngũ nhân viên mới, từ quy trình phục vụ, cách chào đón khách hàng cho tới cách oder món, phục vụ nước uống… Đồng thời, cũng đừng quên dành thời gian trao đổi và tiếp nhận những đóng góp của nhân viên cũ, nhắc nhở khi họ mắc lỗi. 

Song song với đó, bạn hãy đặt ra một bản nội quy chung, yêu cầu trách nhiệm thật chi tiết, chặt chẽ cho từng bộ phận nhân viên: thu ngân, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ bàn, bảo vệ, nhân viên dọn rửa … đều phải được đào tạo chuyên nghiệp.

Đồng thời để quán café có thể hoạt động một cách trơn tru, thống nhất, bạn nên phân chia cụ thể công việc của từng bộ phận. Ví dụ, nhân viên pha chế sẽ chỉ hoạt động tại quầy mà không phải bưng bê, hỗ trợ phục vụ. Còn nhân viên phục vụ bàn sẽ chỉ hoạt động tại khu vực được phân công.

2.2. Có chế độ thưởng phạt phân minh

Ngoài ra, bạn có thể tổ chức chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để khen thường, khích lệ tinh thần và trách nhiệm làm việc của nhân viên.

Trong trường hợp có sự bất bình, mâu thuẫn giữa các nhân viên. Chủ quán cà phê cần có phương pháp giải quyết hợp lý, công bằng và văn minh. Bằng cách có một cuộc họp mặt để giải bày những khúc mắc và bất bình, từ đó phân xử và giải quyết mâu thuẫn trong hòa bình.

2.3. Ứng dụng công nghệ để quản lý

Công việc quản lý nhân sự và kinh doanh quán cà phê sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu như bạn biết cách ứng dụng các phần mềm quản lý công nghệ như PosApp, KioViet, Sapo Pos, Cukcuk,v.v.

Hầu hết các phần mềm này đều sở hữu những tính năng nổi bật từ khâu quản lý doanh thu, quản lý nguyên vật liệu, bán hàng cho tới quản lý ca làm việc của nhân viên, báo cáo thu chi cụ thể theo từng ca làm.

Việc ứng dụng công nghệ để quản lý không những giúp chủ quán tiết kiệm thời gian, linh động hơn vì có thể quản lý từ xa. Mà còn giúp chủ quán dễ dàng nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó, có những sự sắp xếp công việc phù hợp hơn.

>>> Bài viết hay: Cà phê nhượng quyền là gì?

3. Quản lý nguyên vật liệu

Việc quản lý nguyên vật liệu là vấn đề tương đối khó đối với mô hình kinh doanh đồ uống nếu người chủ không có nhiều kiến thức và kinh nghiệm pha chế. Đặc biệt đối với bộ phận quầy bar và bộ phận bếp. Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo được độ tươi mới của trái cây, độ chuẩn xác tỷ lệ pha chế, tránh làm giảm chất lượng và hương vị đồ uống và tránh lãng phí nguyên liệu.

Thực tế, rất nhiều chủ cửa hàng gặp phải những rắc rối đối với nguồn nguyên vật liệu như không đảm bảo chất lượng hoặc bị thất thoát. Do đó, quán nào cũng cần có một quy trình quản lý nguyên liệu hiệu quả, bao gồm: 

3.1. Dự tính nguyên liệu cần mua

Điều đầu tiên bạn cần là tính toán ước lượng số nguyên vật liệu cần mua theo ngày, tuần hoặc tháng. Từ đó, bạn sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu, tránh dẫn đến việc thừa nguyên liệu này, thiếu nguyên liệu kia.

Số lượng nguyên vật liệu mua vào cần vừa “đủ” để dùng, “đủ” cho tồn kho dự trữ, không quá thừa, không quá thiếu. Khi nhập nguyên liệu, cần đặc biệt quan tâm tới hạn sử dụng, tránh nhập nhiều quá và để lâu ngày, khi quá hạn gây lãng phí.

Tuy nhiên, hãy nhớ nguyên tắc quan trọng nhất là lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Bởi danh tiếng và sự phát triển lâu dài của quán bạn phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp này nên hãy lựa chọn cho thật kỹ nhé.

3.2. Kiểm soát nguyên vật liệu tồn kho

Không ít nhà hàng đến cuối tháng bị hao hụt nguyên liệu rất nhiều, chẳng hạn như đầu tháng quán café nhập về 10kg bột café dùng cho việc pha chế café và sữa chua cafe, tới cuối tháng kiểm kho còn lại 2kg. Trong khi số lượng bán ra trong tháng không cao.

Điều đó cho thấy, theo dõi báo cáo tồn kho nguyên liệu là một việc làm quan trọng trong cách quản lý quán cafe sao cho hiệu quả. Việc kiểm kê kho còn giúp biết được nguyên liệu nào hết hạn sử dụng để có thể 

3.3. Luôn có kế hoạch dự trù

Trong những thời gian cao điểm, bạn cần dự báo những loại đồ uống nào bán chạy, nguyên vật liệu nào có thể khan hiếm hoặc bị tăng giá,… Để dự trù được những điều này bạn có thể dựa trên các số liệu bán hàng của quán qua tuần, tháng, quý, năm. 

Việc phân tích và dự báo càng chính xác thì bạn càng giảm được tồn kho những nguyên vật liệu không cần thiết. Từ đó có thể giảm giá bán, chạy các chương trình khuyến mãi, ưu đãi để tăng lợi thế cạnh tranh.

Tham khảo thêm: Bật mí cách chọn ly tách cho quán cafe thu hút khách hàng

4. Quản lý Menu của quán

Đồ uống luôn có xu hướng thay đổi từng ngày, bạn cần cập nhật những món đồ uống đang hot, theo trào lưu để thu hút khách hàng tốt hơn. Cụ thể như, menu không chỉ có những đồ uống mùa hè, mà còn cần thêm vào 9 đồ uống nóng cho mùa Đông để khách hàng có nhiều lựa chọn. Chính vì thế, quản lý menu của quán là việc cần thiết mà chủ quán cần chú ý thường xuyên.

4.1. Xây dựng món đặc trưng của quán

Trước hết, menu của quán bạn cần có 1 số đồ uống đặc trưng riêng của quán, nhằm xây dựng một hình ảnh riêng, gây ấn tượng sâu sắc hơn với khách hàng. Điều này cũng là yếu tố để tạo nên nét khác biệt giữa thương hiệu của bạn với các thương hiệu đối thủ khác.

4.2. Định giá bán phù hợp

Giá cả cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến việc khách hàng sẽ chọn quán cà phê của bạn hay quán của đối thủ. Hơn nữa, định giá tốt sẽ góp phần giúp quán có mức lợi nhuận đạt được đúng như kỳ vọng ban đầu. Hiện nay, có rất nhiều cách để định giá cho menu đồ uống của quán cà phê, chẳng hạn như:

– Định giá theo đối thủ: Cách định giá này dựa trên giá thị trường hoặc giá “chạy theo” đối thủ cạnh tranh. Hiểu một cách đơn giản là định giá giống hệt đối thủ cạnh tranh của mình.

– Định giá theo chi phí và lợi nhuận: Chủ quán định giá dựa trên các chi phí đầu tư và mức lợi nhuận để đưa ra giá bán phù hợp, có thể thu lại lợi nhuận cho quán.

– Định giá theo tiêu chuẩn giá thực phẩm: Với cách này, chủ quán cần xem xét chi phí để pha chế thành ly đồ uống là bao nhiêu, tính chi tiết giá thành của món đồ uống đó để định giá menu.

– Định giá theo nhu cầu & khả năng chi trả: Đây là cách định giá menu dựa trên khả năng chi trả của khách hàng, bạn cần xác định nhóm khách hàng mục tiêu của quán là ai, họ có thể chi trả bao nhiêu cho một ly đồ uống.

4.3. Tiếp nhận phản hồi, đóng góp từ khách hàng

Cuối cùng, bạn đừng quên tiếp nhận những phản hồi từ khách hàng để cải thiện chất lượng và dịch vụ sao cho phù hợp với thị trường. Chỉ khi quán bán đồ uống ngon, hợp khẩu vị, thái độ phục vụ tốt… khi đó, khách mới hài lòng và ghé lại lần sau, thậm chí giới thiệu người thân, bạn bè cùng đến quán.

5. Quản lý hình ảnh thương hiệu của quán café

Một quán cafe phát triển bền vững không chỉ dừng lại ở các vấn đề trên. Ngoài chất lượng đồ uống, dịch vụ tốt, bạn cần có những chiến lược kinh doanh đột phá hơn nữa.

Muốn làm được điều này, bạn cần đầu tư quảng cáo hình ảnh thương hiệu của quán café. Hiện nay, có rất nhiều hình thức quảng cáo mà bạn có thể sử dụng cho quán café của mình:

• Quảng cáo trên các website: Bạn có thể quảng bá cửa hàng cà phê thông qua mạng xã hội với các ứng dụng như facebook, Zalo, Insragram.. Hình thức này dễ dàng tiếp cận với số lượng người dùng lớn, quán bạn sẽ được biết đến nhiều hơn.
• Xây dựng trang web chuyên nghiệp cho quán: Tạo một trang web cho quán để công bố menu, giá cả, chính sách ưu đãi, khuyến mại, điều khoản thanh toán và giờ giấc đóng/mở. Đây cũng là cách tiếp PR cho quán một cách hoàn hảo nhất.
• Liên kết với các ứng dụng online: Ngày nay đặt thức uống online qua các ứng dụng như Now, Grab Food, Go Food… đang trở thành xu hướng. Khi liên kết với các ứng dụng này, bạn có thể đăng tải các thông tin khuyến mãi, tiếp cận thêm khách hàng tiềm năng.

Trên đây là bài viết chia sẻ 5 cách quản lý quán café hiệu quả nhất dành cho người mới bắt đầu khởi nghiệp. Hy vọng những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp các bạn có những định hướng tốt hơn.

Xem thêm: Mở quán trà sữa cần những gì ? 13 yếu tố giúp bạn thành công